SaaS-Integration: Wie Unternehmen davon profitieren

Software as a Service, oder kurz SaaS ist mittlerweile die dominierende Technologie in jedem Unternehmen. Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern nutzen in der Regel über 150 (!) verschiedene SaaS-Systeme. Quelle

Um sicherzugehen, dass bei der Vielfalt der Systeme das Team den Überblick behält und dennoch effizient die vielen Software Anwendungen nutzt, können die Systeme integriert werden. In nachstehenden Beitrag erklären wir, wie das funktioniert, welche Herausforderungen Unternehmen zu meistern haben und wie sie von einer erfolgreichen SaaS Integration profitieren können.

1. Was genau ist SaaS – gängige Beispiele

SaaS, „Software as a Service“ steht im Allgemeinen für ein Lizenzmodell, bei dem Software-Applikationen über eine Cloud zur Verfügung gestellt werden. Die Lizenzen werden nicht mehr gekauft, sondern auf monatlicher oder jährlicher Basis im Abo gemietet. Dadurch entfallen die hohen Anschaffungskosten und Kosten für alle weiteren Dienstleistungen, wie Wartung und Updates, die bei den SaaS-Modellen der Software-Anbieter übernimmt. Die Daten liegen nicht mehr in hausinternen Rechenzentren (on-premise) sondern beim Anbieter in der Cloud.

Beispiele für SaaS-Software

Unternehmen nutzen die verschiedensten Modelle von SaaS um Geschäftsabläufe zu verbessern oder die Zusammenarbeit von Teams und Mitarbeitern zu erleichtern.

Konkrete SaaS-Systeme können unter anderen sein: 

• Projektmanagement Tools: Trello, Asana, MS Project

• CRM: Salesforce, Hubspot

• ERP: SAP-ERP, Oracle-ERP, Mirosoft Dynamics-ERP

• HRM: Personio, Recruitee, Sage

• Messaging Services: Slack, Google Hangouts etc.

2. Der Unterschied von SaaS und iPaaS 

iPaaS (integration Platform as a Service) und SaaS gehören alle zu der Kategorie der Cloud-Computing-Services, auch XaaS (Anything as a Service) genannt. Sie werden jeweils über einen Remote Zugriff von einem externen Dienstleister angeboten.

Doch worin unterscheiden sich iPaaS und SaaS genau?

2.1 iPaaS 

iPaaS steht für “Integration Platform as a Service” und verknüpft verschiedene Anwendungen zu einer einzigen Datenbasis.

iPaaS an sich ist SaaS sehr ähnlich. Der einzige kleine Unterschied ist, dass bei iPaaS der Anbieter eine Plattform bereitstellt und dem Nutzer diese als integrierte Lösung oder Service anbietet. In diesem Artikel erklären wir alles über iPaaS.

2.3 SaaS 

Bei Software as a Service (SaaS) stellt der Anbieter im Gegensatz zu iPaaS die Anwendung über einen Webbrowser bereit. Das einfachste Beispiel ist ein E-Mail Konto mit webbasierten Service wie beispielsweise Google-Mail. Hier kann man von jedem Gerät aus seine E-Mails abrufen.

3. Wie funktionieren SaaS-Integrationen? 

Bei einer SaaS-Integration werden die einzelnen Anwendungen miteinander verbunden, sodass diese die entsprechende Daten und Informationen automatisch austauschen und somit miteinander “sprechen können”. Eine SaaS-Software kann dabei sowohl mit anderen SaaS-Anwendungen verbunden werden als auch mit lokalen Softwarprogrammen.

Dies geschieht über Schnittstellen, die sogenannten APIs (Application Programming Interfaces). Diese APIs oder Konnektoren werden in der Regel vom Software-Anbieter bereitgestellt.

Um den Überblick bei den vielen Systemen zu behalten, müssten ohne Integration diese Daten gegebenenfalls per Hand übertragen werden, was sehr fehleranfällig und zeitaufwendig ist.

Beispiel:
Ein Unternehmen nutzen Zendesk für das Ticketmanagement. Jedes mal wenn ein eine Kundenanfrage eingeht musste der entsprechende Mitarbeiter die Anfrage sowohl in Zendesk als auch im jeweiligen CRM-System aktualisieren. Nach einer erfolgreichen Integration, wird die Kundenanfrage automatisch in beiden Systemen aktualisiert. Der Mitarbeiter kann sich so beispielsweise direkt auf den Kunden konzentrieren und die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt.

4.Vorteile von SaaS-Integrationen 

Was spricht alles für eine Integration von SaaS-Systemen?

4.1. Transparenz

Durch die Integration der SaaS-Softwares kann das Team fortan mit nur einer Anwendung an alle Informationen kommen. Langwierige Prozesse wie verschiedene Systeme zu überprüfen oder Kollegen anzufragen, fallen damit weg. So können die Mitarbeiter konzentriert ihren Tätigkeiten nachgehen, ohne von den Kollegen mit lästigen Datenabfragen abgelenkt zu werden.

Beispiel: Hat der Kunde sein Abo verlängert? Welche Produkte hat der Kunde in der Vergangenheit in welcher Abteilung bestellt?

4.2 Zeitersparnis

Dadurch, dass Mitarbeiter nicht mehr aufwändig nach einzelnen Daten suchen müssen oder auf die Antwort von Kollegen warten müssen, ersparen sie sich massiv Zeit. Diese wertvolle Zeit kann für strategisch wichtigere Aufgaben, wie das Erreichen der Unternehmensziele verwendet werden.

Beispiel: Ein Startup möchte seinen Online-Shop auf Shopify mit einem CRM wie Salesforce integrieren. Nach der Integration müssen die Transaktionen nicht mehr in beiden Systemen aktualisiert werden.

Ohne Integration wird jeder Kauf ggf. manuell per E-Mail an die entsprechende Abteilung weitergeleitet, um diesen zu buchen und auszuführen. Diese E-Mail wird nach der Integration automatisch versandt.

4.3. Besseres Mitarbeiter- und Kundenerlebnis

Den Mitarbeitern wird mühsame manuelle Arbeit abgenommen, sodass sie sich auf mehr Herausforderungen und strategische Arbeit konzentrieren können. Oder aber auch mehr Zeit mit ihren Kunden verbringen können. Mehr Spaß an der Arbeit und eine höhere Zufriedenheit sind die Folge, sowohl seitens der Mitarbeiter, als auch der Kunden.

5. Herausforderungen bei SaaS-Integrationen

So wertvoll diese Vorteile für das nachhaltige Wachstum für Unternehmen sind, so gibt es doch gewisse Herausforderungen bei der Integration.

5.1. Technisches Fachwissen erforderlich 

Da ein hohes Maß an technischem Fachwissen erforderlich ist, können die Mitarbeiter die Integrationen selten selber durchführen. In Folge dessen können Rückstände bei Integrationen und Datensilos entstehen, was zu viel Frust in den Teams führen kann.

Lösung:
Um gänzlich die Vorteile von SaaS-Integrationen zu nutzen, können Unternehmen eine Automatisierungsplattform einsetzen. Diese übernimmt die Integration komplett, erstellt ggf. externe Schnittstellen und bietet oftmals zusätzlich noch die Einarbeitung der Teams in Form von Tutorials an.

5.2. Kontrollmangel und Sicherheitsaspekte 

Durch die Nutzung von SaaS-Diensten gibt der Nutzer einen Teil seiner Datenkontrolle an den Anbieter ab. Die Datensicherheit liegt nicht mehr in den Händen des eigenen Unternehmens.

Lösung:
Es muss ein geeigneter Anbieter, der vollumfänglich den Datenschutz gewährleisten kann, für die Integrationslösung gefunden werden. Zudem sollte er den Datenfluss regeln und Sicherheit auf höchstem Niveau für sensiblen Daten und Informationen gewährleisten.

5.3 Mangelnde oder falsche Konnektoren

Oftmals werden von den SaaS-Anbieter keine passenden Schnittstellen zur Verfügung gestellt. Um dennoch alle Anwendungen einwandfrei integrieren zu können, benötigen Unternehmen jeweils die entsprechenden Konnektoren.

Lösung:
Mit der richtigen Integrations-Software werden die passenden Konnektoren und Schnittstellen mitgeliefert, bzw. falls nötig von dem Software Anbieter individuell erstellt.

6. Wie Unternehmen von SaaS-Integrationen profitieren können

Um die Vorteile von der SaaS-Integration vollumfänglich auszuschöpfen und die Nachteile zu umgehen, sollte man die Integration über einen externen Drittanbieter laufen lassen. Die Integrationsplattformen oder Software bieten in der Regel einen höchstmöglichen Sicherheitsstandard für Daten an. Zudem kümmern sie sich um die Konnektoren und auch sonstige Herausforderungen, die eine Integration mit sich bringt.

Bei Unternehmen mit unzähligen SaaS-Apps konzentriert man sich zunächst darauf diejenigen zu integrieren, die wirtschaftlich am sinnvollsten sind und am meisten dazu beitragen Umsätze zu steigern. Je schneller ein Unternehmen in der zuverlässigen Kommunikation mit Kunden und Handelspartner ist, desto mehr Chancen hat es auf dem Markt.

Egal ob ein Teil der Daten On-Premise liegt oder bereits vollständig in der Cloud, ein Integrationsspezialist kann dabei helfen Datenströme zu synchronisieren. So können Unternehmen langfristig eine wettbewerbsrelevante Position einnehmen.