ERP-Integration: Der ultimative Leitfaden
Ein ERP ist aus der heutigen Zeit für Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Angesichts der Datenflut der vielen Systeme, fällt es schwer den Überblick über die Unternehmenslage zu behalten. Mitarbeiter müssen viel Zeit für Datenabgleiche aufbringen.
Die Lösung ist eine Integration des ERP-Systems mit anderen Systemen durch standardisierte Schnittstellen. Wie das funktioniert und welche Herausforderungen das nach sich zieht erklären wir im nachfolgenden Artikel.
Inhalt
1. Wie funktionieren ERP-Integrationen?
1.1 Was ist ERP
ERP, kurz für Enterprise Resource Planning, ist ein Tool, das Unternehmen dabei hilft, alle Ressourcen und Prozesse eines Unternehmens in einem einzelnen System zu verwalten, zu organisieren und zu integrieren.
Die Cloud-basierten Systeme können künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen nutzen, um intelligente Automatisierung, höhere Effizienz und sofortige Einblicke im gesamten Unternehmen bereitzustellen. So können beispielsweise auch interne Abläufe mit externen Partnern verbunden werden.
Kurzum:
Ein ERP-System bietet Unternehmen die Flexibilität und Geschwindigkeit um langfristig ihre Effizienz und Rentabilität zu steigern und so wettbewerbsfähig zu bleiben.
1.2 ERP-Integration
ERP-Systeme müssen in der Lage sein sich mit den verschiedensten Anwendungen und Datenquellen zu verknüpfen. Diese Drittsysteme können CRMs (Customer Relationship Management), Soziale Netzwerke, HCMs (Human Capital Management) und auch andere ERPs sein.
Verknüpft werden die Systeme mit Hilfe von Schnittstellen, den sogenannten APIs (Application Programming Interfaces) und kundenspezifische Konnektoren. Dadurch werden die Daten durch einen Adapter so transformiert, dass sie von den jeweiligen Systemen interpretiert werden können. Eine Programmierung ist somit nicht mehr nötig. Anbieter von Automatisierungssoftwares übernehmen in der Regel die komplette Integration.
Die jeweiligen Anbieter können dabei flexibel auf Kundenwünsche reagieren und individuelle Systeme integrierbar machen.
Anhand von Dashboards bekommt das Unternehmen einen Überblick auf alle Informationen: ein Garant um langfristig Kundenzufriedenheit zu steigern und Geschäftsprozesse zu optimieren. Außerdem kann dadurch Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und externen Partnern verbessert werden .
Weiter Methoden der ERP-Integration sind iPaaS (integration Platform as a Service) und ESB (Enterprise Service Bus). Dabei ist vor allem iPaaS das interessantere Modell. Hier erklären wir iPaaS im Detail. ESB-Systeme sind meist einer älteren Generation und hier zu vernachlässigen.
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2. Die Bedeutung der ERP-Integration für Unternehmen
Die ERP-Integration ist für die meisten Unternehmen zu einer Schlüsselkomponente jeder IT-Strategie geworden. Neue oder aktualisierte IT-Lösungen können in die bestehende Infrastruktur integriert werden und unterschiedlichste Anwendungen miteinander verbunden werden.
Damit bietet ein integriertes ERP eine Automatisierung und Intelligenz die aus dem Alltagsgeschäft nicht mehr wegzudenken ist.
Durch die Konsolidierung aller Daten in einem System entsteht so ein “Single-Point-of-Truth”. Ein einzelner Datenbestand als Grundlage für Entscheidungen und Steuerung des Betriebs.
Welche Abteilungen können von einem integrierten ERP System profitieren?
3. Vorteile der ERP-Integration
3.1 Steigerung der Produktivität und Effizienz
Durch die intelligente Automatisierung der Geschäftsprozesse bleibt mehr Zeit sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und ressourceneffizient das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben.
3.2 Zentrales Datenmanagement und Beseitigung von Datensilos
Die über eine ERP-Software integrierten Systeme laufen auf einer zentralen Datenbank zusammen und werden stets mit den Daten aus den laufenden Prozessen in Echtzeit aktualisiert.
So werden Datensilos beseitigt und alle Abteilungen können über eine zentrale Schnittstelle auf die gebündelten Daten im Dashboard zugreifen. Das spart viel Zeit und Kosten, denn es müssen keine Daten mehr konsolidiert und manuell eingepflegt werden.
3.3 Schnellere Berichterstattung
Geschäfts- und Finanzberichte können nahezu mit einem Klick erstellt werden. So können Geschäftstätigkeiten umgehend auf die Ergebnisse angepasst werden und die Leistung des Unternehmens in Echtzeit verbessert werden.
3.4 Höhere Kundenzufriedenheit
Der gebündelte Zugang zu Kundeninformationen und die daraus resultierenden schnelleren Reaktionszeiten können zu pünktlichen Lieferungen führen. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die Kundenzufriedenheit aus, was langfristig zu mehr Umsatz führen wird.
3.5 Zeit- und dadurch Kostenersparnis
Die automatische Konsolidierung von Daten erspart den Mitarbeitern extrem viel Zeit und Arbeitskosten im Vergleich zum manuellen Einpflegen in verschiedene Systeme.
So werden die gesamten integrierten Daten den Mitarbeitern über ein zentrales Dashboard zur Verfügung gestellt. Die dadurch gewonnene Zeit kann für wesentlich wichtigere Dinge, beispielsweise im Marketing und im Tagesgeschäft genutzt werden.
3.6 Datensicherheit und Datenschutz
Durch die Nutzung einer zentralisierten Software ist es einfacher Sicherheitsbedrohungen zu erkennen und abzuwehren.
Ebenso ist die Konformität mit DSGVO, beziehungsweise Änderungen an ihr wesentlich leichter umzusetzen, da alles nur noch über eine Plattform läuft.
4. ERP-Integrationsoptionen
Ähnlich wie bei den iPaaS-Integrationsszenarien gibt es drei Optionen um die Software zu integrieren:
- Cloud (private oder öffentliche)
- Cloud zu On-Premise
- On-Premise zu On-Premise
In der folgenden Übersicht erklären wir die Vorteile der ersten beiden Optionen. Die On-Premise Option wird hier absichtlich außen vor gelassen, da diese kaum noch vorkommt.
Cloud zu Cloud Integration
Bei Cloud zu Cloud Integrationen wird, wie der Name schon verrät, die Software direkt in der Cloud gehostet. Die wesentlichen Vorteile die dadurch entstehen sind die geringeren Anfangskosten und die wesentlich größere Skalierbarkeit. Aber auch Flexibilität und die einfachere Integration sind dabei nicht zu vernachlässigen.
Die erforderlichen regelmäßigen Updates und Wartungen, sowie die Verantwortung über Sicherheit übernimmt der Softwareanbieter.
Als Kunde benötigt man entsprechend keine Kenntnisse über Serververwaltung oder Hardware-Ausfällen.
On-Premise to Cloud-Integration
Das hybride Modell verbindet das On-Premise-System mit einem öffentlichen oder privaten Cloud-Dienstanbieter. Oftmals wird diese Integration für Sicherungszwecke und Zwecke der Notfallwiederherstellung verwendet. Nicht zuletzt wird es auch für die Datensynchronisierung verwendet.
Die hybride Integration wird oftmals von kleineren und mittleren Unternehmen gewählt. Denn so können die Dateien sicher in der Cloud gespeichert werden und von jedem Gerät aus auf diese Daten zugegriffen werden.
Dateien können so in der Cloud gespeichert werden, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen. Die User können ihre Arbeit problemlos untereinander teilen.
5. Herausforderungen der Integration von ERP-Systemen und deren Lösungen
5.1 Zeitaufwändige Implementierung
Die Einführung eines ERP-Systems kann unter Umständen kurzfristig etwas Aufwand bedeuten, allen voran wenn es sich um die Einführung eines neues Systems handelt. Die vielen Aufgaben können anfangs abschreckend sein, insbesondere individuelle Anpassungen und entsprechende Schulungen für die Teams. Oftmals ist dies jedoch die ideale Gelegenheit um die eigenen Geschäftsprozesse zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren.
Lösung: Agile Projektführung
Eine agile Herangehensweise an das Projekt und die Einteilung in kleine Arbeitsschritte hilft dabei den Überblick zu behalten. Hier gilt: “steady wins the race”. Je profunder und wohlüberlegter Entscheidungen getroffen werden, desto nachhaltiger wirkt die Lösung für die Prozesse.
Viele Software-Provider bieten zudem auch ERP-Beratung an. Die entsprechenden Berater gehen die Prozesse zusammen mit den Kunden durch und stimmen sie ab.
5.2 Mangelndes Fachwissen der Mitarbeiter
Um eine ERP-Software im vollen Ausmaß nutzen zu können, bedarf es ein Verständnis des Systems, sowie der Schnittstellen. In vielen, vor allem kleineren und mittelständischen Unternehmen, fehlt dieses Fachwissen.
Lösung: Schulungen und Tutorials
Hier empfehlen sich ausreichende Schulungen für Teams und Fachabteilungen. Diese können ebenso vom Anbieter übernommen werden. Oftmals werden auch Video-Tutorials bereitgestellt, die detailliert eine Einführung in die Anwendung gibt.
6. Fazit – ein Investment das sich langfristig lohnt
Es ist allgemein bekannt, dass die Integration von ERP-Systemen durchaus etwas Aufwand bedeuten kann. Dennoch überwiegen die Vorteile und helfen dabei Unternehmensziele zu erreichen: Weniger menschliche Fehler, Produktivitätssteigerungen und höhere Umsätze sind nur einige wenige. Um den unternehmensspezifischen Anforderungen gerecht zu werden und langfristige Ziele zu erreichen, ist die Integration von ERP mit Drittsystemen heute nicht mehr aus einem erfolgsversprechenden Geschäftsmodell wegzudenken.